Apa itu Lingkup Manajemen Mutu ?
Lingkup manajemen mutu adalah Batasan sejauh mana manajemen mutu akan diimplementasikan dan diterapkan dalam sebuah Perusahaan atau organisasi. Sederhananya, lingkup manajemen mutu mendefinisikan proses-proses apa saja yang akan diatur, dikontrol, dikalkulasi pencapaiannya serta ditingkatkan performanya secara berkala dalam system tersebut. Menentukan lingkup manajemen mutu yang tepat sangatlah penting karena akan mempengaruhi efektifitas dan efisiensi Sistem Manajemen Mutu (SMM).
Mengapa memilih lingkup Sistem Manajemen Mutu yang tepat itu penting ?
Sebelum melangkah lebih jauh mengenai klausul dan dokumen apa saja yang diwajibkan harus ada dalam SMM, maka kita harus memahami terlebih dahulu, kenapa menentukan lingkup SMM yang tepat bagi Perusahaan anda adalah sebuah hal yang diwajibkan, beberapa hal berikut ini dapat dijadikan pertimbangan dalam memilih lingkup SMM yang tepat, antara lain :
- Focus : membantu Perusahaan dalam memberikan focus untuk Upaya peningkatan mutu pada area yang relevan.
- Efisiensi : mencegah pemborosan sumber daya dengan menghindari kegiatan yang tidak relevan.
- Kesesuaian : memastikan bahwa SMM yang diterapkan sesuai dengan kebutuhan bisnis Perusahaan.
- Kepatuhan : memudahkan Perusahaan dalam memenuhi peraturan dan persyaratan standar yang diwajibkan dalam lingkup SMM yang sudah ditentukan.
Faktor-faktor utama yang mempengaruhi Lingkup Manajemen Mutu :
Lingkup SMM setiap Perusahaan atau organisasi akan berbeda antara satu sama lain, walaupun memiliki proses bisnis yang mirip, akan tetapi lingkup SMM bisa dibuat berbeda antara lain dengan memperhatikan hal berikut ini :
- Jenis bisnis : bisnis manufaktur, jasa atau perdagangan memiliki karakteristik yang berbeda, sehingga akan berpengaruh langsung terhadap lingkup SMM.
- Ukuran bisnis : Perusahaan besar atau kecil memiliki tingkat komplektifitas yang berbeda, sehingga lingkup SMM yang diimplementasikan juga perlu disesuaikan.
- Produk atau jasa yang ditawarkan : setiap produk atau jasa memiliki karakteristik dan persyaratan mutu yang berbeda.
- Pelanggan : kebutuhan dan ekspektasi pelanggan akan sangat mempengaruhi lingkup SMM.
- Regulasi : peraturan perundang-undangan yang berlaku juga harus menjadi pertimbangan dalam menentukan lingkup SMM.
Langkah – Langkah dalam menentukan lingkup SMM :
Berikut ini adalah Langkah – Langkah yang harus ditempuh apabila ingin memilih lingkup SMM yang cocok bagi Perusahaan atau organisasi anda, hal tersebut antara lain :
- Identifikasi proses bisnis : buatlah peta proses bisnis untuk mengetahui semua aktivitas yang ada di dalam Perusahaan atau organisasi anda.
- Tentukan proses-proses kritis : proses yang dimaksud kritis adalah proses yang berpengaruh langsung terhadap kualitas produk ataupun jasa yang ditawarkan oleh Perusahaan atau organisasi.
- Evaluasi resiko : lakukan analisis resiko untuk mengidentifikasi potensi masalah yang dapat terjadi pada masing-masing proses yang sudah dipetakan sebelumnya.
- Konsultasikan dengan para pemangku kepentingan : libatkan semua pihak yang terkait, seperti manajemen, karyawan, dan pelanggan, dalam proses pengambilan Keputusan.
- Tentukan Batasan : tetapkan batas-batas yang jelas mengenai apa yang termasuk dan apa yang ada di luar Batasan lingkup SMM.
Dengan memilih lingkup SMM yang tepat adalah Langkah awal yang sangat penting dalam membangun SMM yang efektif dan efisien. Dengan lingkup SMM yang jelas, Perusahaan atau organisasi dapat lebih focus pada Upaya peningkatan mutu, serta kepuasan pelanggan dan mencapai tujuan bisnis yang diinginkan.
